Addmin : la gestion administrative intuitive et sans prise de tête
La startup vaudoise a développé un logiciel qui automatise le classement de documents. Prisée des entreprises, elle vise également à transformer le quotidien des particuliers.
Une culture de l’efficience. Dans sa vie professionnelle, Stéphane Journot a toujours trouvé des solutions pour être le plus efficace possible. « J’ai compris tôt que cela faisait une différence au travail. » C’est cette recherche de productivité extrême qui a conduit Stéphane Journot à développer sa propre solution de gestion digitalisée de ses documents administratifs. Ce diplômé de l’Ecole Hôtelière de Lausanne a aussi suivi des formations en entrepreneuriat (EPFL, programme de l’IMD dédié aux startups).
Il comprend que son concept, qui lui permet de se passer de tout document papier, peut intéresser des PME et petites entreprises, où 95% des informations transitent par des documents de diverse nature (facture, devis, courriers…). Son concept est prototypé fin 2019, des investisseurs adhèrent et lui permettent de financer un premier ‘MVP’, ou première version du produit destinée à la vente. Le premier test auprès du public a lieu fin 2020. La commercialisation démarre à proprement parler début 2021, sous le nom d’Addmin. Si la solution est développée pour les particuliers et les entreprises, ce sont ces dernières qui représentent le principal marché.
Aujourd’hui, la startup compte trois salariés et des clients dans toute la Suisse, principalement côté romand. Elle séduit les PME jusqu’à 150 personnes dans divers secteurs (fiduciaires, family offices, gestionnaires de fortune, construction) ainsi que de plus grandes entreprises, comme La Poste suisse et son service ePost, avec qui elle collabore depuis fin 2021.
Addmin se concentre actuellement sur la Suisse romande et la France mais a une ambition mondiale. « On veut permettre aux petites entreprises de remplacer leur boîte aux lettres et de tirer parti des avantages du digital ! », résume Stéphane Journot, son fondateur. Elle entame d’ailleurs une levée de fond destinée à soutenir sa croissance, sous forme de prêts convertibles (en actions). En 2022, Addmin souhaite accélérer sa croissance pour grandir et changer d’échelle rapidement. Entretien avec Stéphane Journot.
En quoi consiste votre solution et en quoi est-elle innovante?
Stéphane Journot : Notre logiciel est une API ou interface qui peut se connecter avec l’ensemble des logiciels déjà existants en entreprise. Ensuite, Addmin réalise trois choses : d’abord, centraliser tous les documents qui arrivent dans l’entreprise, quelle que soit leur source (digitale ou papier : ces derniers sont scannés). Deuxièmement, notre système lit le document et le traite : il le classe sans intervention humaine. Il agit ainsi comme une grande gare de triage. Si le document nécessite de réaliser une tâche ensuite (par exemple une facture à valider), l’outil Addmin peut l’assigner automatiquement à la personne responsable dans l’entreprise.
L’idée est de rationnaliser et simplifier tous ces processus, mais aussi de le faire de manière simple, sympathique et intuitive : notre interface a été développée pour être accessible pour des personnes n’ayant pas une grande culture digitale, il faut quinze minutes pour prendre en main le logiciel. La plupart des solutions existantes dites de ‘gestion électronique de documents’ ne vont pas aussi loin que notre solution, et ne sont absolument pas ergonomiques. Enfin, un autre atout : nous garantissons la traçabilité et l’auditabilité du document : qui l’a utilisé, quand et où il y a été rangé et par qui.
Comment avez-vous fait pour concevoir ce design innovant ?
Avec nos développeurs, nous sommes partis de rien : nous n’avons pas construit à partir des outils existants mais développé une solution toute autre. Ensuite, nous avons décidé qu’un enfant de neuf ans devrait pouvoir utiliser cette solution, ce qui fait qu’aujourd’hui une personne retraitée, qui n’a pas été formée au digital peut aussi l’utiliser facilement. Et finalement, lorsque nous développons, nous améliorons en permanence en supprimant tout ce qui est superflu, pour rendre l’outil le plus simple et clair possible.
Vous avez été formé à l’entrepreneuriat, en quoi GENILEM est-il une aide pour vous ?
GENILEM offre un réseau unique dans le tissu économique local et romand. Les déjeuners avec les parrains tous comme les évènements sont des moments de réseautage précieux, où il y a un véritable intérêt business de la part de toutes les personnes présentes : on peut collaborer, s’entraider très directement.
Comment prenez-vous en compte la dimension de la cybersécurité, toujours plus prégnante ?
D’abord, il y a le design même de la solution qui fait appel au concept de ‘privacy by design’. En résumé : l’architecture de notre solution fait que nos clients sont les seuls à avoir accès à leurs données, qui peuvent par ailleurs être hébergées sur leur propre solution de stockage cloud. Ensuite, il y a nos prestataires pour la maintenance et l’hébergement des données. Nous avons choisi de collaborer avec Infomaniak, qui est une référence en matière de confidentialité, de fiabilité, de sécurité, mais aussi de durabilité. Tous leurs serveurs sont en Suisse. Nous souhaitons proposer à nos clients, à terme, de pouvoir choisir sur quels serveurs et auprès de quels prestataires sont placées leurs données, s’ils souhaitent les héberger avec nous. Mais je dois dire que le débat public sur la cybersécurité m’effraie par la naïveté de certains acteurs.
Vous avez grandi très vite, tout en étant soutenu financièrement dès l’origine. Finalement, quel a été votre principal challenge ?
Ce qui me fait parfois me réveiller la nuit, c’est notre productivité. On est une petite équipe avec de grandes ambitions, dans un marché B2B ultra fragmenté. Le plus difficile pour moi, c’est de m’assurer que chaque heure travaillée chez nous équivaut à trois heures de travail chez un concurrent. Mon obsession est de m’assurer que dans les deux prochains jours, je puisse accomplir l’équivalent d’une semaine de travail. C’est l’une des raisons de notre croissance.
Propos recueillis par Camille Andres
Pour aller plus loin : Stéphane Journot, fondateur et CEO d’Addmin, partage sa vision sur la gestion intelligente des documents avec son partenaire Parashift, dans le podcast Intelligent Document Processing : IDP Podcasts – Episode 7 – Stéphane Journot, CEO of Addmin – YouTube